1. Ce este medierea?
Medierea este un proces flexibil, efectuat în confidențialitate, în care o persoană neutră ajută activ părțile să ajungă la un acord negociat a unei dispute sau divergențe, părțile deținând controlul absolut asupra deciziei de soluționare și a condițiilor de soluționare.
Principalele caracteristici ale medierii sunt următoarele:
- implică o parte neutră pentru a facilita negocierile
- poate fi realizată rapid și nu este scumpă, și este confidențială
- include reprezentanții părților cu împuternciri suficiente pentru soluționare
- este flexibilă, permite mediatorului să elaboreze și să gestioneze procesul spre satisfacția părților, în consultare cu acestea
- părțile dețin controlul (spre deosebire de procesul de judecată/ arbitraj)
- permite părților să vină cu soluții, care nu sunt posibile într-un proces adjudicativ de felul procesului de judecată sau a arbitrajului și de care pot beneficia toate părțile, în particular, dacă există posibilitatea de continuare a relațiilor între ei
- poate fi folosită în dispute interne și transfrontaliere, cu implicarea a două sau mai multe părți și chiar dacă procesul de judecată sau arbitrajul a început sau nu.
Orice proces de judecată sau arbitraj, preconizat sau existent în legătură cu disputa, poate începe sau continua în pofida medierii, doar dacă părțile sau instanța nu au convenit altfel. În cazul în care condițiile de soluționare nu pot fi convenite prin mediere, părțile recurg la procesul de judecată sau arbitraj.
2.Expedierea spre mediere
Recomandarea unei dispute unui mediator sau Centrului de Mediere pe lângă Camera de Comerț și Industrie a Republicii Moldova (Centru) pentru mediere are loc în rezultatul următoarelor evenimente:
- recomandare voluntară de către toate părțile
- Răspuns la un ordin judecătoresc sau recomandarea unui judecător înainte de procesul de judecată sau recurs (conform serviciului național de mediere pe lângă instanțele de judecată)
- recomandarea unei părți care solicită Centrului să obțină consimțământul celeilalte părți (lor) să participe în mediere
- drept răspuns la recomandarea unei autorități publice
- prevederile clauzei privind Soluționarea Alternativă a Litigiilor (SAL) dintr-un contract care solicită folosirea medierii ca un pas convenit al părților în procesul de soluționare a disputei.
Părțile care transmit Centrului un caz pentru mediere trebuie să includă o copie a unui document sau acord relevant la oricare din punctele menționate mai sus.
3. Alegerea mediatorului
Părțile își pot alege mediatorul fie în mod direct sau din grupul de mediatori al Centrului sau pot solicita Centrului să nominalizeze un mediator sau să recomande un nume, din care ei ar putea alege pe cineva în calitate de mediator pentru o dispută în conformitate cu doleanțele părților sau în conformitate cu prevederile încheierii judecătorului. În cazul în care există o cerință contractuală sau a judecății ca părțile să acționeze prin intermediul Centrului, Centrul va desemna un mediator dacă părțile nu vor cădea de acord asupa unui nume timp de 14 zile din ziua notificării despre litigiu. Centrul de mediere va propune numele unui mediator pentru a fi numit în calitate de mediator în cazul părților, care este disponibil în ziua programată pentru mediere. Dacă ambele părți sunt împotriva mediatorului numit, Centrul de mediere va propune un alt mediator.
În cazul în care Centrul administrează o mediere conform serviciului național de mediere pe lângă instanțele de judecată, Centrul va propune părților numele unui mediator care este disponibil în ziua programată pentru mediere. Dacă ambele părți sunt împotriva mediatorului numit, Centrul de mediere va propune alt mediator
Oricare mediator nominalizat va trebui să confirme imediat Centrului dacă există vreun conflict de interese sau alte chestiuni care îl pot împiedica să efectueze medierea. Centrul va informa părțile imediat după ce va descoperi astfel de fapte.
Centrul, având rolul să actioneze ca model pentru crearea serviciilor de mediere profesionistă, ar putea ruga părțile să aprobe prezența unui observator – mediator la mediere și care la fel va avea responsabilități în legătură cu condițiile acordului de mediere. Părțile vor fi informate privitor la persoana observatorului – mediator înainte de începutul medierii, acestea pot avea obiecții vizavi de prezența oricărui observator – mediator.
După caz, Centrul poate recomanda sau părțile pot fi de acord, să folosească co-mediatori sau să numească un expert neutru pentru a acorda sfaturi mediatorului pe chestiuni tehnice.
4. Pregătirea pentru mediere
Centrul sau mediatorul, dacă este numit sau convenit, face toate aranjamentele necesare pentru mediere după cum e necesar sau convenit între părți, inclusiv următoarele:
- pregătește acordul de mediere, îl transmite părților pentru aprobare și pregătește varianta finală pentru semnătură și incorporează toate amendamentele convenite, după caz
- completează lista cu numele și rolurile celor prezenți pentru completarea formularului cu privire la participanți înainte de începutul medierii
- facilitează înțelegerea privind data, timpul de începere, locul de desfășurare a medierii, după caz
- organizează schimbul de rezumate de dosare și a setului de documente între părți și mediator, după caz
- stabilește ședințele de pre-mediere, convenite de părți și mediator, după caz.
Părțile vor:
- accepta condițiile acordului de mediere;
- accepta numirea mediatorului sau a procesului de selectare sau numire a mediatorului;
- coordona cu Centrul data, locul și timpul de începere a medierii
- achita plățile și cheltuielile Centrului, după cum s-a convenit și în conformitate cu plățile, termenii și condițiile de activitate a Centrului
- fiecare pregătește și oferă un rezumat al dosarului și încearcă să se înțeleagă cu toate părțile în privința documentelor necesare pentru mediere
- expedia mediatorului direct, sau dacă este indicat, prin intermediul Centului, o copie a rezumatului dosarului și o copie a setului de documente, de obicei, cu cel puțin o săptămână înainte de data stabilită pentru mediere, indicând clar dacă rezumatele dosarelor au fost oferite sau nu, și dacă toate sau unele documente se pesupun a fi confidențiale doar pentru mediator
- notifica mediatorul și Centrul despre numele și rolurile persoanelor care participă la mediere din nume propriu, astfel încât Centrul să poată informa părțile și mediatorul în prealabil despre mediere
- asigura că un negociator principal cu toate împuternicirile de soluționare a disputei să fie prezent prezent la mediere pentru a semna acordul de mediere
- notifica mediatorul, Centrul și (dacă nu există motive bune pentru a proceda contrar) celelalte părți privind orice limitări a împuternicilor de soluționare; de exemplu: ratificarea de către consiliu sau comitet cînd negociatorul principal va trebui să dispună de împuterniciri să recomande acceptarea oricărei soluționări.
Mediatorul va:
- raporta oricare conflict de interese sau alte chestiuni relevante, după caz, Centrului și (sub rezerva oricărei chestiuni de confidențialitate) imediat părților de îndată ce apare
- participa la toate ședințele de pre-mediere în condițiile și după agenda convenită de părți sau propusă de mediator
- citi rezumatul fiecărui caz și pachetul de documente prezentate înainte de începutul medierii de către părți
- contacta reprezentantul fiecărei părți înainte de mediere pentru a contribui la pregătirea medierii și a discuta chestiunile apărute pe parcurs.
5. Documentația
Orice documente care se presupun a fi tratată ca confidențiale de către mediator sau Centru vor trebui să fie clar marcate și ne incluse în circulație fără o permisiune expresă. Deoarece succesul medierii nu depinde de caracterul exhaustiv al dezvăluirii documentelor, Centrul și/sau mediatorul vor încuraja părțile să-și limiteze documentația la rezumate de dosar și documente cheie de suport.6.
6. Acordul de Mediere
Acordul de mediere oferă o bază legală pentru mediere. Semnatarii acestuia (părțile la dispută, mediatorul și Centrul) cad de acord prin semnătură că medierea se va desfășura în conformitate cu Modelul procedurii și legea cu privire la mediere. Un proiect de acord de mediere se expediează părților pentru aprobare, ca parte a procesului de pregătire pentru mediere și oricare amendamente pot fi ulterior discutate și incluse, dacă sunt convenite.
Acordul de mediere se semnează la începutul zilei de mediere de către fiecare parte și mediator, având deja semnătura din partea Centrului. După numirea mediatorului de către părți sau Centru, orice contacte între părți, personalul Centrului și mediator, vor avea loc cu respectarea condițiilor acordului de confidențialitate, chiar și dacă acordul încă nu a fost semnat.
7. Timpul limită pentru mediere
Perioada în care medierea poate avea loc nu va depăși 90 zile din data în care părțile au semnat acordul de mediere, dacă părțile nu au convenit în alt mod. În cazul în care medierea are loc în cadrul procesului de judecată conform serviciului național de mediere pe lângă instanțele de judecată, perioada pentru mediere nu va depăși 60 zile și poate fi extinsă cu 30 zile. În cazul în care medierea nu este finalizată timp de 90 zile, Centrul de mediere va notifica curtea și cazul se va reîntoarce la judecătorul instanței de judecată, dacă părțile nu au convenit în alt mod.
8. Medierea
Este un lucru obișnuit ca fiecare parte să dispună de o sală privată pentru consultări confidențiale între ei și pentru discuții cu mediatorul pe parcursul medierii. Ar trebui să mai fie disponibilă o sală mai mare pentru ședințe cu toate părțile implicate și împreună cu mediatorul.
Mediatorul va prezida ședința și determina procedura de mediere după consultările cu părțile. Procedura eventuală va cuprinde:
- ședințe preliminare cu fiecare parte, la sosirea lor în locul unde va avea loc medierea
- ședință comună cu toți participanții la mediere, la care vor participa toate părțile
- invitația de a face o prezentare ;
- Ședințe, private și ședințe comune, care includ toate sau unele persoane din părți (echipă), după cum propune mediatorul și este convenit de părți.
Nu se permit înregistrări de orice formă în procesul de mediere, de către părți sau de mediator. Totuși, participanții pot lua notițe proprii care nu se vor dezvălui în procesul ulterior de judecată sau arbitraj.
Este important ca persoanele cheie participante din partea fiecărei părți să rămână prezente sau cel puțin să fie disponibile la telefon pe durata derulării medierii. Centrul sau mediatorul vor trebui informați privind oricare constrângeri de timp, imediat după aflarea acestora, deoarece orice plecare neașteptată ar putea fi în detrimentul progresului medierii.
9. Confidențialitatea în legătură cu medierea
Modelul Acordul de mediere standard al Centrului, prevede că ceea se desfășoară la mediere va fi tratat în mod confidențial de părți, mediator și Centru, inclusiv condițiile tranzacției. Oricum, faptul că medierea va avea loc sau a avut loc, nu este un lucru confidențial, deoarece fiecare sau ambele părți și-ar dori să-și asume meritul că a fost de acord să meargă la mediere sau poate aceast lucru a fost recomandat de instanță. Modelul Acordului de mediere poate fi modificat dacă părțile doresc să păstreze confidențialitatea faptului că medierea va avea sau a avut loc.
Întrucât medierea are loc sub auspiciile Centrului, iar Centrul este parte la Acordului de mediere, Centrul, la fel, are obligațiunea de a păstra în confidențialitate informația, pe care mediatorul o oferă Centrului. Sunt rare cazurile în care confidențialitatea medierii nu poate fi menținută. Aceste circumstanțe ar putea fi următoarele:
- mediatorul sau orice parte sau reprezentantul părților este obligat prin lege să dezvăluie informația
- mediatorul consideră că există un risc sporit al pentru viața sau securitatea oricărei persoane, dacă informația respectivă nu va fi dezvăluită
- rmediatorul consideră că există un risc sporit de a fi personal subiectul unor procese penale, dacă informația în cauză nu va fi dezvăluită.
10. Încheierea medierii
Medierea se poate încheia prin:
- soluționarea disputei în totalitate sau parțial, când condițiile tranzacției sunt puse pe hârtie, iar documentul e semnat de părți
- mediatorul ajunge la concluzia că cazul nupoate fi soluționat
- una sau mai multe părți se retrag din procesul de mediere
- expirarea timpului limită pentru mediere, air părțile nu au cerut prelungirea acestuia
- retragerea mediatorului în legătură cu oricare conflict de interese, care devine clar sau orice altă chestiune care afectează imparțialitatea mediatorului
- decesul persoanei care este parte la mediere sau lichidarea unei părți, dacă este persoană juridică.
11. Plângeri
Mediatorii din grupul de mediatori ai Centrului trebuie să respecte Codul de conduită pentru Mediatori ai Centrului, care este în conformitate cu principiile practicii și conduitei mediatorilor stabilite în legea nr. 137 cu privire la mediere. Orice plângere în legătură cu conduita unui mediator se vor adresa Consiului de mediere, care va determina procedura de investigare a plângerii.
Orice plângeri în legătură cu adminsitratrea oricărei medieri va fi adresatp direct Centrului de mediere.